Es gibt in Word (ab Version 2000) die Möglichkeit, sich die Belegung der Funktionstasten in einer Symbolleiste anzeigen zu lassen (einschließlich Verwendung der Tasten Strg, Alt und Umschalt).

Einfügen des Symbolleiste: Menüpunkt Ansicht dann Symbolleisten und danach den Punkt "Anpassen" wählen. In der aufgehenden Liste wählen Sie die Symbolleiste "Funktionstastenanzeige".
Wenn Sie jetzt eine zusätzliche Symbolleiste auf dem Monitor haben, können Sie durch anklicken der Tasten Strg, Alt, Umschalt usw. sehen, wie sich die Symbolleiste ändert.

2 WORD - Rahmenfunktion (ab Version 97)

Die Rahmenfunktion von Word 97 ist gegenüber den Vorgängerversionen von Word erheblich erweitert worden.
Wenn Sie den Befehl Format - Rahmen und Schattierungen aufrufen, gibt es eine neue Registerkarte mit der Bezeichnung "Seitenrand"
Mittels dieser Registerkarte können Sie die einzelnen Seiten Ihres Dokumentes oder bestimmte Abschnitte des Dokuments mit einem Rahmen umgeben. Über den Befehl Optionen legen Sie den Abstand der Rahmen vom Text fest. Ganz unscheinbar ist der Befehl "Effekte" . Schauen Sie mal nach, welche Effekte Word mitliefert!

3 WORD - Text erzeugen

Benötigen Sie für Test viele beschriebene Seiten, können Sie diese sehr schnell erzeugen.

Geben Sie in ein neues Dokument ein:

=rand(200,99) - und danach mit Return bestätigen – Word erzeugt 275 beschriebene Seiten (der Text: „Franz jagt im komplett verwahrlosten Taxi quer durch Bayern“ wiederholt sich

=rand(10,99) – und Return erzeugt 12 Seiten

4 WORD - Die zuletzt bearbeitete Position "anspringen"

a) Innerhalb des aktuellen Dokuments: Tastenkombination "Umschalttaste"+F5 (die Umschalttaste, d. h. die Taste, mit der Sie von Klein- auf Grosschreibung umstellen, gedrückt halten und ein mal kurz auf die Taste "F5", die sich in der obersten Zeile Ihrer Tastatur befindet). Mit dieser Tastenkombination können Sie in Ihrem aktuellen Dokument an die drei zuletzt bearbeiteten Positionen "springen".

b) Nach dem Öffnen eines Dokuments: Hierfür ist ein selbst startendes Makro erforderlich. Besteht dieses Makro in ihrer Datei, "springt" Ihr Cursor beim Öffnen des Dokuments an die Stelle, an der Sie in der letzten Arbeitssitzung zuletzt tätig waren.
Das Makro lautet:
    Sub AutoOpen()
    Application.GoBack
    End sub
Achten Sie dabei bitte darauf, in welcher Datei Sie das Makro speichern.

5 WORD - Zoomen

Die Strg-Taste drücken und dann am Mausrad drehen.

6 WORD – Aufsatz - Symbolleiste bearbeiten

Siehe Anlage (pdf-Datei)

7 WORD – Aufsatz - Tabellen

Siehe Anlage (pdf-Datei)

8 WORD – Aufsatz - Strukturieren von Dokumenten

Siehe Anlage (pdf-Datei)

9 WORD – Aufsatz - Einfügen von Grafiken

Siehe Anlage (pdf-Datei)

10 WORD - Schriftarten – im Dokument einbetten (ab Version 2000)

Arbeiten Sie mit Schriften, die auf anderen Computern evtl. nicht vorhanden sind und wollen Sie Dateien anderen Computernutzern zur Verfügung stellen, sollten Sie die Schriftfonts im Dokument einbetten:

Extras / Optionen / Registerkarte „Speichern“ und dort aktivieren „TrueType-Schriften einbetten“.

Die Option „Nur verwendete Zeichen einbetten“ reduziert zwar den Speicherbedarf der Datei, Änderungen der Datei durch den Adressaten sind aber problematisch.

Achtung: Sie müssen diese Einstellung für jedes Dokument machen! Durch das Einbetten von Schriften werden die Dokumente größer.

11 WORD - Druck, Abschnitte – Druck von bestimmten Seiten (Version Word XP)

Wollen Sie nur bestimmte Seiten in einem Dokument, das in Abschnitte untergliedert ist, drucken, müssen Sie eingeben:

z. B. Druck der Seiten 1 – 12 im Abschnitt 2: P1S2-P12S2 (P steht für Seite/Page und S für den Abschnitt)

Lt. Hilfe-Funktion soll man eingeben P2S1-12 – diese Information ist aber nicht zutreffend.

12 WORD – Druck von Abschnitten (ab Version 2002)

Haben Sie Ihr Dokument in Abschnitte aufgeteilt und wollen nur einen bestimmten Abschnitt ausdrucken, geben Sie beispielsweise für den Abschnitt 2 mit den Seiten 1 – 12 an:

- P1S2 – P12S2 (= P für page/Seite und S für den Abschnitt).

In manchen Word-Versionen wird in der Hilfe-Funktion eine andere Eingabe empfohlen, die aber nicht funktioniert.

13 WORD – Grafiken und Zeichnungen positionieren

Grafiken und Zeichnungen lassen sich mit der Maus teilweise nur sehr ungenau im Text positionieren. Besser geht es mit der Tastenkombination: Strg + Cursortaste (links, rechts, oben oder unten). Sie verschieben die Grafik / Zeichnung jeweils um einen Pixel.
Ohne die Strg-Taste würde sich die Grafik / Zeichnung am (grundsätzlich unsichtbaren) Gitternetz ausrichten. Sichtbar können Sie das Gitternetz machen über die Symbolleiste „Zeichnen“ und dort ein Klick auf „Zeichnen“ und danach über „Gitternetz“ die entsprechende Auswahl anklicken.

14 WORD – Broschüre (Buch) in A 5 erstellen auf A 4 Papier

Es sind zwei Arbeitsschritte erforderlich:

a) Einrichten des Papiers (Word veranlassen, eine A 4 Seite in 2 A 5 Seiten aufzuteilen und z.B. bei einer 16-seitigen Broschüre die Seiten 1 und 16 auf der 1. A 4 Seite darzustellen)
Datei – Seite einrichten, dann bei Seite anstatt „Standard“ neu „Buch“; es erscheint dann die zusätzlich Option „Seiten pro Broschüre“, wenn Sie die absolute Seitenzahl vor Beginn der Broschüre noch nicht kennen, geben Sie „Alles“ oder „Auto“ ein.

Falls das Buch einen Bundsteg (in der Mitte des Buches andere Seitenränder als am äußeren Rand) haben soll, diese bei „Ränder“ und „Bundsteg“ eingeben

b) Druck der Broschüre

Wählen Sie die Menüpunkte Datei – Drucken. Danach teilt sich der Weg, druckt Ihr Drucker automatisch Vor- und Rückseiten (Duplex) oder müssen Sie die Rückseiten für einen 2 Druckdurchlauf manuell einlegen?
a) Kein Duplex-Drucker: Bei „Drucker“ das Häkchen bei „manuell duplex“ aktivieren

b) Duplex-Drucker: Bei „Drucker“ dann über Eigenschaften die Duplex-Funktion des Druckers aktivieren (je nach Drucker unterschiedlich und manchmal nicht ganz verständlich dargestellt).

15 WORD – Formulare / Textmarken - Daten an anderer Stelle einfügen

Häufig kommen in Formularen dieselben Einträge mehrmals vor. Es ist jedoch nicht nötig, dass Sie diese jedes Mal erneut abfragen und eingeben.

Formularfelder erhalten automatisch Textmarken (ggf. können Sie den Namen der Textmarke anpassen).

Im Folgetext können Sie dann über Einfügen – Referenz – Querverweis – Textmarken

auf diese Textmarken zugreifen.

Bei gesperrten Formularen werden die Querverweise erst aber beim Druck bzw. der Seitenansicht aktualisiert.

16 WORD – Nummerierungen mit aa, bb, cc usw.

Nummerierungen mit zwei gleichen Buchstaben (siehe nachstehend) sind in Word nur mit einem Trick realisierbar. Man muss zuerst eine „Normale Nummerierung“ mittels Format und dann a, b, c. usw. wählen. Unter „Anpassen“ bitte keine Klammern oder Punkte wählen und Tab auf 0 setzten.

Den 2. Buchstaben erhält man über den Menüpunkt Einfügen und dann beim Feld: AutoNum „a, b, c…“wählen. Nachdem der 2. Buchstabe in der Nummerierung akzeptiert wird, die Formatierung anpassen.

Damit in den nachfolgenden Zeilen jeweils 2 Buchstaben stehen, sollten neue Zeilen nicht mit Return erzeugt werden sondern die 1. Nummerierungszeile markieren und die nachfolgenden Zeilen mittels „Kopieren“ einfügen.

Beispiel

a a. Hier steht aa

b b. Hier steht bb

c c. Hier steht cc

17 WORD - Entfernen von Leerzeichen

Wenn man externe Dokumente erhält, arbeiten die Verfasser häufig mit Leertasten um Einrückungen zu erzeugen. Diese Leertasten entfernt man,

indem der Text markiert wird

danach den Text zentrieren und

danach den Text wieder linksbündig formatieren.

18 Word - Autokorrektur

Speicherung von Texten mit der Autokorrekturfunktion:

Ohne Formatierung: Speicherung in ACL-Dateien (Auto Correct Listfile) Speicherort im Verzeichnis mit den Benutzerdaten–

Vorteil: Diese Autokorrekturen stehen nicht nur für Word sondern für alle Office-Produkte zur Verfügung.

Mit Formatierung: Speicherung in der Normal.dot.

Diese Autokorrektur-Texte stehen nur für Word zur Verfügung.

19 WORD/EXCEL - Konvertieren von DOS-Texten und anderen Textformaten

Wenn Sie in Word versuchen, mit »Datei I Öffnen« einen DOS-Text im TXT-Format zu öffnen, werden Sie oft vom Pech verfolgt. Meistens entscheidet das Textverarbeitungsprogramm völlig eigenmächtig, dass es dieses Format erkennt, und öffnet es prompt als Windows-Text. Die Folge: Alle Sonderzeichen sind falsch, und Sie können Word nicht dazu bewegen, das Dokument auf die „richtige“ Art, nämlich als DOS-Text zu öffnen.

Mit einem kleinen Trick können Sie Word jedoch dazu zwingen, dass es Ihnen die Entscheidung über die Art des Textes überläßt. Statt die zu konvertierende Datei zu öffnen, fügen Sie sie einfach in ein bestehendes leeres Dokument ein. Wählen Sie dafür zunächst »Datei I Neu«, um ein neues Word-Dokument anzulegen. Im Menü »Einfügen I Datei« wählen Sie dann die widerspenstige Datei aus, und schon bietet Ihnen Word an, was es Ihnen auf dem „normalen“ Weg oft verweigert: die Auswahlliste, in der Sie das Dateiformat angeben können.

Falls Word immer noch meint, Sie übergehen zu müssen, das kann vor allem bei der Dateiendung TXT vorkommen, dann ändern Sie am besten vor dem Einfügen der Datei die Dateiendung.

Auch bei Excel öffnen Sie zuerst Excel und laden dann erst die TXT / CSV – Datei über Datei I Öffnen.

1 EXCEL - Inhalt einer Zelle nach dem Komma ausrichten (ab Version 97)

Zahlen am Komma ausrichten: Betreffende Zellen markieren. Rechte Maustaste und dort Zellen formatieren anwählen. Wählen Sie das Registerblatt Zahlen und dann „Benutzerdefiniert“.
Geben Sie jetzt ein „?.??0,0???“. Durch den Punkt vorne werden ggf. Tausenderpunkte gesetzt. Durch die Fragezeichen nach dem Komma wird die Anzahl der Zahlen, die nach dem Komma erscheint, angegeben.
Im Beispiel werden bis zu 4 Zahlen nach dem Komma ausgegeben, wenn Sie so viele Zahlen nach dem Komma eingegeben haben. Haben Sie weniger Zahlen eingegeben, erscheinen weniger Zahlen

2 EXCEL - Wochentag als Wort – neben dem Datum (ab Version 97)

Sie können sich den Wochentag (Sonntag – Samstag) von Excel anhand des Datums errechnen lassen und als geschriebenen Text ausgeben lassen (z.B.: „17.11.2002“ – dann erscheint „Sonntag“).
Verfahren: Zuerst müssen Sie das Datum in Excel eingeben, dann gehen Sie in die Zelle, in der der Wochentag erscheinen soll, dort geben ein: =TEXT(C14;"TTTT") . Dabei ist C14 in diesem Beispiel die Zelle, in der das Datum eingetragen ist.

3 EXCEL – mit Farben rechnen

Mit der nachstehenden Funktion (über den VisualBasic-Editor eingeben – ) kann man farbig markierte Bereiche addieren, je nach Farbe!

Eingabe beim Summenfeld (hier Zelle K133):

1. die Funktion "Farbsumme", Semikolon, 2. die Zelle, mit der Farbe, die addiert werden soll, Semikolon, der Bereich, der addiert werden soll

z.B. Zelle 133 enthält die Farbe "Rot", Zellen 129-132 sollen addiert werden, dann geben Sie in Zelle K133 ein: =Farbsumme(K133;K129:K132)

Public Function Farbsumme(basis As Range, reihe As Range)

Dim farbe, s, sc

farbe = basis.Interior.ColorIndex

s = 0

For Each sc In reihe

If sc.Interior.ColorIndex = farbe Then

s = s + sc.Value

End If

Farbsumme = s

End Function

Beispiel:

Zeile 129		5
		7
		9
Zeile 132		6
Zeile 133	=farbsumme(K133;K129:K132)	16	"rote" Zahlen
Zeile 134	=farbsumme(K134;K129:K132)	11	"gelbe" Zahlen

4 EXCEL - Eine Tabelle drehen

Stellen Sie fest, dass Sie besser in einer Tabelle die Daten in Spalten anstatt in Zeilen (oder umgekehrt) angeordnet hätten, können Sie dieses Missgeschick schnell beheben.

Kopieren Sie die Zellen, die gedreht werden soll. Danach gehen Sie an die Position, an der die gedrehte Tabelle eingefügt werden soll und wählen den

Befehl Bearbeiten -> Inhalte einfügen ->

und dann – ganz wichtig – den Button „Transponieren“ wählen.

5 REGEDIT - Löschen von Programmen mittels REGEDIT

- Regedit aufrufen (dann eine Sicherungskopie der Regedit erstellen über Registrierungsdatei exportieren !!!)
- HKey_Local_Maschine
- Software - Microsoft - Windows - CurrentVersion - uninstall
- Daten löschen
- und danach auch die Restdaten mittels Explorer löschen (Information über die Fundstelle siehe Regedit)

6 Windows XP – Dateneingabe mittels Maus

Wenn Sie an einem PC arbeiten und nicht wissen, ob jemand ggf. Ihre Tastatureingaben aufzeichnet, ist es sicherer, wenn Sie die Dateneingabe mittels Maus durchführen. Windows hat ein entsprechendes Programm – Aufruf:

Start -> ausführen -> „osk“ eingeben

7 Windows XP – Laufwerksbezeichnung ändern

Start - Systemsteuerung (klassische Ansicht) -> Verwaltung -> Computerverwaltung -> Datenspeicher -> Datenträgerverwaltung -> rechte Maustaste auf Laufwerk/partition klicken-> Laufwerksbuchstaben ändern -

Viel Spass

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