Microsoft Word ist wohl das am meisten verbreitete Schreibprogramm, mit einer riesigen Fülle von Funktionen und Optionen. Die meisten Benutzer wenden sicherlich nur einen kleinen Teil davon an, ja sie werden viele der Funktionen und Optionen gar nicht kennen.

Die meisten Benutzer von MS Word werden auch nicht wissen, dass in einer Word-Datei allerhand erstaunliche Informationen enthalten sind, die nicht auf dem Bildschirm angezeigt und nicht gedruckt werden. (Microsoft nennt sie "Metadaten"). Sehen kann man sie, wenn man die Datei in einem geeigneten Editor, z.B. dem Windows-Editor, öffnet. Man kann sich dann wundern, dass der eigentliche Text nur einen Bruchteil der Datei ausmacht. Das meiste ist ganz unverständlich. Lesen kann man aber unter anderem

1. den Dateipfad des betreffenden Dokuments auf der Festplatte des Autors;
2. Dateipfade von Vorlage-Dokumenten (mit der Endung .dot);
3. manchmal Angaben über den Drucker des Bearbeiters;
4. möglicherweise Überreste von früheren Versionen des Dokuments.

Diese Infos werden durch das Internet übertragen, wenn ein Word-Dokument als Anhang einer E-Mail versandt wird. Die Informationen zu Punkt 1 und 2 können es einem Hacker oder Geheimdienst erleichtern, in den Computer des Autors einzudringen und evtl. sogar ein Vorlagedokument zu verändern. Die Überreste nach Punkt 4 können den Autor gegebenenfalls einigermaßen in Verlegenheit bringen!

Wegen dieser Dinge schrieb ich an das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI); ich fragte, wie man dort diese Dinge sehe und welche Abhilfe es gibt. Nach sieben Monaten und zweimaliger Erinnerung (müssen Ämter so sein?) erhielt ich eine Antwort, wonach das Amt die "in Word-Dokumenten (und anderen Microsoft-Office-Programmen) gespeicherten Restinformationen ... in gleicher Weise als kritisch betrachtet". Und man wies auf das vom BSI herausgegebene "IT-Grundschutzhandbuch" hin, das in seinem "Maßnahmenkatalog" M unter M 4.64 und M 2.223 einschlägige Aspekte behandelt. Konkret heißt es darin speziell zu meinem obigen Punkt 4, dass die Word-Optionen "Version beim Schließen automatisch speichern" und "Schnellspeichern zulassen" nicht aktiviert werden sollen, denn sie führen zur Speicherung von älteren Versionsteilen (wodurch eine Datei nebenbei auch unglaublich groß werden kann). In M 4.64 steht weiterhin, dass man auch die übrigen verborgenen Informationen loswird, wenn man das Dokument in einem anderen Dateiformat abspeichert, z.B. als "Nur-Text" oder als HTML. Dazu nannte das BSI mir brieflich noch PDF und RTF. RTF ist schließlich auch ein Microsoft-Produkt, dem man misstrauen könnte ... deshalb ist mein Fazit die Empfehlung, Word-Dateien, die man als E-Mail-Anlagen versenden will, in PDF umzusetzen. Das hat den weiteren Vorteil, dass PDF ja auch von Linuxrechnern usw. verstanden wird.

Zur Umsetzung von Dokumenten in das PDF-Format liefert die Frma Adobe den Adobe Acrobat . Wer diese (teure) Software nicht beschaffen will, kann Ghostscript/Ghostview benutzen; diese Software ist im WWW frei zu beziehen. Die Homepage für "Ghost" ist beim Computer Sciences Department, University of Wisconsin, angesiedelt. Bei SuSE Linux ist die Ghost-Software schon dabei und die Umsetzung von Dokumenten in PDF geht ganz einfach per Mausklick.
Für das Betrachten und Drucken von PDF-Dokumenten empfiehlt sich jedoch am ehesten das Gratis-Programm Adobe Reader (früher Acrobat Reader) von Adobe, das auch für Linux, Macintosh u.a. zu haben ist.